Vantagens da digitalização de documentos
Hoje em dia, em plena era da transformação digital, diversas empresas ainda continuam armazenando os documentos exclusivamente da forma tradicional, em armários, caixas ou arquivos, que normalmente ocupam muito espaço e ainda corre riscos às ações do tempo, possibilitando a perda de informações importantes.
Para as empresas que atuam no comércio exterior garantir o armazenamento dos documentos em perfeitas condições é um grande desafio. O volume de arquivos que circulam no cotidiano são bem alto, são diversos registros, comprovantes, declarações, registros e notas que garantem a legalidade dos processos, por isso, é fundamental que sejam armazenados de forma segura.
Pensando em reduzir os danos e possíveis prejuízos resultantes da deterioração dos documentos, as empresas estão aderindo a ferramentas que minimizem esses riscos, como a utilização da tecnologia.
A tecnologia tem como objetivo trazer facilidade aos processos, reduzir custos, melhorar a qualidade do serviço prestado e aumentar a produtividade. Com isso, ela pode ser utilizada no armazenamento de arquivos, através da digitalização dos documentos.
O conceito da digitalização consiste basicamente em transformar os arquivos em papel físico para um ambiente digital, com o auxílio de um scanner. Além da segurança de armazenamento, durabilidade dos documentos, redução de consumo de papel, o processo de digitalização tem como as principais vantagens:
- Agilidade nos processos;
- Redução de custo;
- Facilidade, rapidez, precisão e controle de acesso;
- Segurança de armazenamento;
- Redução da incidência de erros;
Além do mais, alguns órgãos também já estão aderindo a anexação dos documentos digitalmente, como o Portal Único do Comércio do Comércio Exterior e Receita Federal. Essa iniciativa garante a entrega e disponibilidade para conferência sem a necessidade de deslocamento até o órgão. Essa ação contribui para a redução da utilização de papéis e colabora com o fortalecimento das empresas brasileiras no cenário internacional.